Cómo organizar un torneo de golf utilizando Netgolfing 

Planeación de un torneo de golf 

Cuando en el plan de marketing de una marca se utiliza el golf acompañado de la herramienta Netgolfing para construir un canal de comunicación efectivo, se sugiere definir el objetivo por el cual debe organizarse un torneo de golf.

Al organizar un torneo, debes tener en cuenta la complejidad de sus actividades y la importancia de contratar una productora especializada en torneos de golf.

El éxito del torneo depende de tres factores principales: escoger el campo de golf, contar con una organización y promoción especializadas, y tener la dirección estratégica de una productora experta en la aplicación del Netgolfing.

Pasos para organizar un Torneo de golf 

Para organizar un torneo de golf es importante leer cuidadosamente esta información, y si tienes alguna duda, con gusto en www.ewaldandkohl.com te asesoramos:

• Realiza un scouting con, por lo menos, de tres a seis meses de anticipación, y visita dos diferentes campos de golf en la ciudad donde se va a organizar. Esto te ayudará a conocer las ventajas y desventajas de los servicios que ofrecen, el número de carritos disponibles y la disponibilidad del campo. No olvides preguntar las fechas establecidas para el mantenimiento del campo.
• Selecciona un staff especializado para organizar y operar el torneo.
• Realiza un presupuesto que te ayude a calcular el precio de inscripción y el de los patrocinios que vas a comercializar.
• Selecciona la sede y la fecha: una vez realizada la visita al campo de golf y tomando en cuenta el objetivo del torneo, puedes determinar el día más adecuado para agendarlo. En www.ewaldandkohl.com te recomendamos hacerlo los días jueves o viernes.
• Antes de realizar cualquier actividad, firma el contrato con el club.
• Selecciona y realiza el contrato con aerolíneas, hoteles y empresas de transporte ejecutivo, y obtén los códigos de descuento para los jugadores y patrocinadores.
• Selecciona una marca de puros que ofrezca el servicio de rolado para crear una experiencia inolvidable entre los jugadores: https://carrioncigars.com/.
• Contrata un servicio de catering y mixología de autor para atender a los golfistas en al menos uno de los hoyos.
• Diseña el media kit e inicia la comercialización de los patrocinios. Al armarlo, te sugerimos analizar los precios de mercado.
• Recuerda que el torneo puede enriquecerse en su actividad deportiva integrando al programa las siguientes actividades: torneo de putt, de approach, concurso de drive de precisión y de distancia, así como premios por realizar un eagle o un albatros.
• Para fortalecer el Netgolfing, si tu torneo es de al menos dos días, puedes integrar al programa una Calcuta, que es una subasta donde los participantes pujan por equipos o golfistas individuales que participan en el torneo.
• Diseña el cartel del torneo: es la parte más importante para que los jugadores conozcan lo que el evento ofrece.
• Realiza las bases y la convocatoria del torneo, que son las que guían y dan certeza al desarrollo del juego.
• Diseña el reglamento de patrocinadores: es indispensable realizarlo con base en el reglamento del campo que contrataste para que los patrocinadores tengan una guía clara de lo que está permitido.
• Si tu presupuesto lo permite, contrata un jugador profesional de golf para que realice tiros de exhibición u ofrezca una clínica para los invitados que no juegan golf.
• Contrata las pólizas de seguro para los premios Hole in One. Uno de los atractivos más grandes de un torneo son precisamente estos premios: https://golfpremia.com/.
• Contrata una ambulancia como parte de la seguridad de los golfistas. Es importante contar con este servicio durante todo el evento.
• Construye alianzas comerciales con medios de comunicación que te ayuden a realizar la promoción del torneo.
• Diseña un plan de comunicación que contenga al menos cuatro canales básicos:
  • Colocación de carteles en el club sede y lugares cercanos.
  • Envío del cartel a jugadores.
  • Publicidad en revistas especializadas.
  • Presencia en redes sociales.
• Inicia la comercialización de los patrocinios. Te recomendamos utilizar las siguientes modalidades: naming del torneo, presentador, platino, media partner y socio estratégico.
• Inicia la inscripción de los jugadores. Destina una sola cuenta bancaria para mantener mejor organización y comparte con ellos los consejos que deben conocer antes de iniciar un torneo.
• Selecciona el tipo de alimentos y bebidas. Generalmente, los campos ofrecen estos servicios, pero también es importante considerar que se pueden habilitar islas o refugios.
• Determina el tipo de producción y montaje del campo, la comida de premiación y las activaciones que se van a realizar. La escenografía es la parte que le da vida a un campo y enriquece el torneo: https://ewaldandkohl.com/.
• Contrata un servicio profesional de fotografía deportiva para tener registro visual de la realización del torneo.
• Contrata a un conductor especialista en el mundo del golf para dirigir la comida de premiación.
• Contrata una productora de video para el levantamiento videográfico.
• Contrata un animador o talento artístico para amenizar la comida de premiación.
• Diseña un formato para registrar a los jugadores inscritos. Es sumamente importante contar con una lista que contenga, al menos: nombre completo, celular, correo electrónico, hándicap y nombre de la empresa del jugador.
• Considera el tema de la seguridad. Generalmente no es necesaria, pero existen torneos donde algunas personalidades exigen seguridad especial. Esto debe notificarse al club para tener claras las políticas sobre el acceso de escoltas y sus limitaciones.
• Selecciona los trofeos. El número de trofeos se determina según el número de categorías o jugadores que participan en el torneo.
• Programa con los patrocinadores una visita de scouting al menos quince días antes del inicio del torneo, para que cada uno de ellos conozca el campo y el área que le fue asignada para su activación.

Como el golf beneficia a las marcas utilizando Netgolfing 

El Netgolfing es el arte de hacer negocios jugando golf, y su aplicación en un torneo ofrece los siguientes beneficios: los jugadores se ayudan entre sí para crear y fortalecer relaciones comerciales.

• Modalidad de juego “Scramble”: es un sistema que permite cercanía y fomenta el trabajo en equipo, lo que fortalece las relaciones personales.
• Más del 90 % de los jugadores son directores o dueños de empresas.
• Tiempo de calidad con clientes potenciales.
• Lo más importante en un torneo de golf son los participantes que asisten.

Montaje y organización del torneo de golf un día antes del Tee Time  

Acomodo de los patrocinadores del torneo
Programa una reunión con los patrocinadores para realizar ajustes finales o, en su caso, atender modificaciones de última hora. Considera disponer de un carrito de carga para la transportación de equipo y mobiliario.

Actividades para coordinar con el profesional del campo de golf:

1.- Supervisa el llenado de tarjetas, la colocación de banderas en los hoyos par 3 según la distancia estipulada en la póliza de seguro.
2.- Selecciona un área o salón de reunión para que los integrantes del staff del torneo reciban a los patrocinadores y los acompañen al hoyo que les corresponde.
3.- Supervisa el montaje de la producción escenográfica y audiovisual tanto del campo como de la comida de premiación.
4.- Supervisa el armado del kit de bienvenida y asegúrate de que se resguarde en el área de registro de jugadores: https://back9golf.com.mx/.

Día de práctica de golfistas
Recibe y atiende a los jugadores inscritos para el día de práctica, y ofréceles bebidas al llegar al starter.

Montaje del rompehielo
Revisa la instalación del equipo escenográfico y audiovisual, el servicio de alimentos y bebidas, y las actividades que realiza cada miembro del staff. Coloca también una activación para la diversión de los golfistas.

Dirección del Torneo de golf

Imprime por lo menos tres listas:

• Jugadores inscritos.
• El guion para la organización de la comida de premiación.
• La lista de ubicación de los patrocinadores.

1. Revisa el programa de abastecimiento de los carritos bar hacia los refugios o islas de hidratación.
2. Verifica que esté instalado el montaje del área de coffee break.
3. Confirma que estén disponibles todos los carritos según el número de jugadores inscritos.
4. Verifica que los caddies solicitados lleguen al club.

Verifica el montaje del área de registro. Es sumamente importante, ya que es donde se realiza el primer contacto con los jugadores. Debe ser un espacio amplio, con suficiente personal y contar con la lista de jugadores inscritos, las pulseras de acceso, las tarjetas del campo y los kits de bienvenida.

Una vez iniciado el torneo, coordina con el profesional del campo la instalación de la mesa de recepción de tarjetas.
Verifica el montaje de la comida de premiación y el abastecimiento de alimentos y bebidas.
Coloca los premios, trofeos y regalos en el área del escenario para que, durante la etapa de premiación y rifas, puedan tomarse fácilmente.

Te sugerimos realizar la entrega de premios de la siguiente forma:

• Ganadores de los concursos de drive, approach y putt.
• Ganadores de los Oyes.
• Ganadores de cada categoría.
• Hole in One.

No olvides imprimir un cheque gigante para los premios.

Para la rifa, te sugerimos utilizar la lista de jugadores inscritos, numerando a cada uno. Así es muy fácil realizar la rifa sin usar tómbola: solo se escoge a un jugador de los presentes y se le pide que diga un número del 1 al número máximo del último jugador en la lista. El número mencionado se busca y el jugador que esté anotado en ese lugar es el premiado.

Al terminar la comida de premiación, realiza la entrega formal del campo al representante asignado por el club.

Recomendaciones de marketing deportivo y event branding al organizar un torneo de golf

• Organiza una rueda de prensa.
• Personaliza las banderas de los hoyos con tu marca.
• Uniforma a los caddies del torneo.
• Brandea los carritos de golf.
• Instala en el tee de salida de cada hoyo mamparas tipo PGA con mensajes o frases de golfistas consagrados.

En Ewald & Kohl organizamos torneos de golf corporativos, sociales y con causa. Para producir el tuyo solo necesitamos la lista de los golfistas que invitarías a jugar; lo demás, déjalo en nuestras manos. Somos especialistas en convertir un campo de golf en el lugar ideal para que las empresas posicionen su marca, fidelicen clientes y contacten prospectos.